Der Zeitplan: von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung
12–9 Monate vorher
Termin festlegen und mit der Stadt abstimmen, Festausschuss bestimmen, Budgetrahmen beschließen, Location und Festzelt reservieren.
9–6 Monate vorher
Musikverein oder Band buchen, Schützenkönig-Wettbewerb vorbereiten, Sponsoren anschreiben, Anträge (Straßennutzung, Ausschank) stellen.
6–3 Monate vorher
Programm festlegen (Umzug, Königsschießen, Frühschoppen), Helferbedarf ermitteln, Einladungen an Ehrengäste und befreundete Vereine verschicken.
3–1 Monate vorher
Helferplan erstellen und Schichten vergeben, Bestellungen (Getränke, Speisen, Orden), Pressemitteilung an die Lokalzeitung, Technik und Deko planen.
Letzte Woche
Aufbau mit Helferteam, Durchlauf des Ablaufplans mit dem Festausschuss, letzte Erinnerung an alle Helfer und Teilnehmer.
Nach dem Fest
Abbau und Rückgabe der Leihgaben, Abrechnung, Dankesschreiben an Helfer und Sponsoren, Auswertung im Festausschuss: Was lief gut, was ändern wir nächstes Jahr?
Die Checkliste zum Kopieren
Markieren Sie die Punkte, kopieren Sie die Liste in Ihr Protokoll oder Ihre Notizen – und haken Sie Punkt für Punkt ab.
- Termin festgelegt und mit Stadt/Gemeinde abgestimmt
- Festausschuss benannt und Aufgaben verteilt
- Budget beschlossen und Sponsoren angeschrieben
- Festzelt, Location und Technik reserviert
- Musik (Band oder Musikkorps) gebucht
- Anträge gestellt: Straßennutzung, Ausschankgenehmigung, ggf. Lärmschutz
- Programm festgelegt: Umzug, Königsschießen, Frühschoppen, Abendveranstaltung
- Helferplan erstellt und Schichten vergeben
- Getränke, Speisen und Orden bestellt
- Einladungen an Ehrengäste und befreundete Vereine verschickt
- Pressemitteilung und Ankündigung an alle Mitglieder versendet
- Ablaufplan mit Uhrzeiten an alle Verantwortlichen verteilt
- Abbau, Abrechnung und Dankesrunde eingeplant
Der häufigste Fehler: Zusagen im Kreuzverhör
Die aufwendigste Aufgabe ist selten das Fest selbst, sondern das Einholen der Zu- und Absagen: Wer hilft beim Aufbau? Wer übernimmt welche Thekenschicht? Wer kommt zur Ausschusssitzung? In vielen Vereinen läuft das über Telefonketten und WhatsApp-Gruppen – und am Ende weiß niemand genau, wer zugesagt hat.
In der Schützen-App legt der Festausschuss den Termin einmal an, alle Mitglieder erhalten eine Push-Nachricht und antworten mit einem Tippen auf „Zusage“ oder „Absage“. In der Teilnehmerliste sieht der Vorstand sofort, wer zugesagt hat und wer noch fehlt; eine Erinnerung per Push lässt sich für jeden Termin individuell einstellen. Mitglieder ohne Smartphone kann der Vorstand selbst zu- oder absagen – ohne Telefonkette.
Der nächste Schritt: der Helferplan
Steht der Termin, geht es an die Schichten. Wie Sie einen fairen Helferplan für Aufbau, Theke und Abbau aufstellen – mit kopierbarer Tabelle und ausgefülltem Beispiel – lesen Sie hier: Helferplan Schützenfest: Vorlage mit Beispiel.