1. Unterlagen übergeben
Am besten als Ordner – physisch oder digital – mit dieser Liste als Deckblatt:
- Satzung in der aktuellen Fassung (inkl. letzter Änderungen der Mitgliederversammlung)
- Protokolle der letzten Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen
- Aktuelles Mitgliederverzeichnis mit Kontaktdaten
- Kassenunterlagen: Kontoauszüge, Belege, laufende Verträge, Budget
- Inventarliste: Vereinsheim, Schießstand, Festzelt-Material, Orden und Ehrenpreise
- Schlüssel und Zugangscodes (Vereinsheim, Schießstand, Briefkasten)
- Versicherungsunterlagen und Ansprechpartner der Versicherung
- Laufende Anträge und Genehmigungen (z. B. für das nächste Schützenfest)
2. Zugänge und Vollmachten umschreiben
Der unterschätzte Teil: Ohne Kontovollmacht und Postfach-Zugang ist der neue Vorstand ab dem ersten Tag handlungsunfähig.
- Bankkonto: Kontovollmacht beim Kreditinstitut umschreiben (Termin mit altem und neuem Vorstand)
- E-Mail-Postfächer des Vereins (info@, vorstand@) – Passwörter ändern, Weiterleitungen prüfen
- Vereinsverwaltung und Mitgliederdaten: Administrator-Zugänge übertragen
- Homepage und Social Media: Zugänge und Zuständigkeiten klären
- Verband: Meldung des neuen Vorstands an Schützenverband und ggf. Vereinsregister
3. Laufende Aufgaben und Termine nicht vergessen
Fragen Sie den scheidenden Vorstand gezielt: Was läuft gerade? Typische Daueraufgaben sind die Festanmeldung bei der Stadt, die Beitragsabbuchung, die Meldung der Wettkampfmannschaften und die Geburtstagsglückwünsche an Jubilare. Notieren Sie zu jeder Aufgabe, wer sie bisher gemacht hat und wann sie das nächste Mal fällig ist.
Beispiel: So sieht ein Übergabeplan aus
Ein einfacher Plan mit Verantwortlichen und Fristen (Namen frei erfunden):
| Aufgabe | Alt | Neu | Erledigt bis |
| Kontovollmacht Sparkasse | H. Bauer | J. Meyer | 15.03. |
| E-Mail-Postfach vorstand@ | H. Bauer | J. Meyer | 08.03. |
| Mitgliederverzeichnis übergeben | S. Lindemann | A. Wolff | 08.03. |
| Meldung an den Schützenverband | S. Lindemann | A. Wolff | 31.03. |
| Schlüssel Vereinsheim & Schießstand | H. Bauer | J. Meyer | 01.03. |
| Festanmeldung bei der Stadt | D. Schulz | D. Schulz | läuft weiter |
Wie die Schützen-App den Wechsel erleichtert
Liegen Mitgliederdaten, Termine, Dokumente und Gruppen in der App, hängt das Vereinswissen nicht an einer Person: Der neue Vorstand bekommt den Administrator-Zugang und findet Satzung, Protokolle und das Mitgliederverzeichnis sofort – statt Ordner und E-Mail-Postfächer zusammenzusuchen. Der Import per Excel oder CSV übernimmt das bestehende Mitgliederverzeichnis, die Mitglieder pflegen freigegebene Profilangaben künftig selbst, und Änderungen werden protokolliert. Mitglieder, Termine, Gruppen und Medien lassen sich jederzeit exportieren – die Daten bleiben beim Verein.
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Der neue Vorstand steht und das nächste Fest kommt? Dann gleich weiter: Schützenfest planen: Zeitplan und Checkliste.